К вопросу о порядке оформления и ведения трудовых книжек

Целью настоящей статьи является анализ Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) и постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225, принятого в соответствии с ТК РФ. Указанным Постановлением утверждены: форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Трудовые книжки нового образца будут введены в действие с 1 января 2004 г., те же трудовые книжки, которые уже имеются у работников, будут действительны и обмену не подлежат.

На сегодняшний день утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69. Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г. Регистрационный № 5219.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ).

Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку, за исключением тех случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу по совместительству.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа у него является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Исключением являются работодатели — физические лица. В соответствии со ст. 309 ТК РФ документом, подтверждающим время работы у работодателя — физического лица, является письменный трудовой договор. Дело в том, что работодатели — физические лица не вправе производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309, ч. 3 ст. 66 ТК РФ; п. 3 Правил).

В соответствии с ч. 3 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Нарушение обязанности работодателя по ведению и оформлению трудовых книжек влечет административную ответственность, предусмотренную ст. 5.27 КоАП РФ.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе (п. 4 Правил). Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (п. 5 Правил).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения, они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил). При этом все записи в трудовой книжке должны быть произведены без каких-либо сокращений (п. 11 Правил).

В настоящее время унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также иные формы документов по учету труда и его оплате утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 6 апреля 2001 г. № 26.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил).

В соответствии со ст. 68 ТК РФ содержание приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Необходимо также помнить о том, что наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации должны быть указаны в трудовом договоре, а соответственно, в приказе (распоряжении) и в трудовой книжке в соответствии со штатным расписанием организации либо должна быть указана конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

Сведения о работе по совместительству и (или) об увольнении с этой работы могут быть внесены по месту основной работы в трудовую книжку по желанию работника, если имеется документ, подтверждающий работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ; п. 20 Правил).

В трудовую книжку также вносится с указанием соответствующих документов запись о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах, а также о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора работодатель обязан вносить в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона (п. 14 Правил).

Например: «Уволен по соглашению сторон (п. 1. ст. 77 ТК РФ)»; «Уволен за совершение виновных действий, дающих основание для утраты доверия со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ)»; «Уволен в связи с наступлением чрезвычайной ситуации, препятствующей продолжению трудовых отношений (п. 7 ст. 83 ТК РФ)».

Пунктом 13 ст. 81 ТК РФ предусмотрено право работодателя расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации по основаниям, предусмотренным трудовым договором. Данные основания устанавливаются соглашением сторон. Отсюда следует, что при расторжении трудового договора необходимо ссылаться на п. 13 ст. 81 ТК РФ и на соответствующие пункты трудового договора.

Перечень оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренный ст. 81 ТК РФ, не является исчерпывающим. Так, работник-совместитель может быть уволен работодателем в случае приема на работу лица, для которого эта работа будет являться основной (ст. 288 ТК РФ), работодателем в соответствии со ст. 71 ТК РФ может быть уволен работник при неудовлетворительном результате испытания, установленного при приеме на работу. Таким образом, если трудовые отношения прекращаются в случаях, предусмотренных п. 14 ст. 81 ТК РФ, в трудовую книжку нужно внести запись о прекращении трудового договора со ссылкой на статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении, а также выдать по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ч. 2 ст. 62 ТК РФ).

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель вправе направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 3 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы, содержащей реквизиты организации) и подписью самого работника.

В том случае, если работник не получит трудовую книжку по причине задержки ее выдачи по вине работодателя, а также внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Запись, которая была внесена о дне увольнения ранее, признается недействительной (п. 35 Правил).

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине (п. 24 Правил).

Следует иметь в виду, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п. 25 Правил).

В заключение отметим, что работодатель обязан безвозмездно не позднее трех дней со дня письменного заявления работника выдать ему надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ).