В командировке держите себя в рамках

В нашей организации разработано Положение о командировании сотрудников. В данном Положении установлены иные (в большем размере) нормы возмещения командировочных расходов по сравнению с нормами, установленным действующим законодательством. В связи с этим у нас возник вопрос — вправе ли мы устанавливать нормы возмещения указанных расходов сотрудников в большем размере и какие налоговые последствия данного решения?

Нормативы оплаты командировочных расходов, установленные действующим законодательством

Приказом Минфина РФ от 13 августа 1999 г. N 57н установлены следующие нормы возмещения командировочных расходов, связанных с командировкой (кроме расходов по проезду к месту командировки и обратно) на территории Российской Федерации:

а) оплата найма жилого помещения — по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 270 рублей в сутки. При отсутствии подтверждающих документов указанные расходы возмещаются в размере — 7 рублей в сутки;

б) оплата суточных -55 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Нормативными актами Минфина установлены следующие нормы возмещения командировочных расходов (Таблица 1) при командировках в страны СНГ и ближнего зарубежья (выборочно).

Также нормативными актами Минфина установлены нормы возмещения командировочных расходов при командировках в страны дальнего зарубежья (Таблица 2) в зависимости от конкретной страны командирования (выборочно).

На основании Постановления Правительства РФ от 26 февраля 1992 г. N 122 дополнительные, то есть сверхнормативные выплаты, связанные с командировками, производятся организацией за счет прибыли и не относятся на себестоимость продукции (работ, услуг).

Необходимо также иметь в виду, что в соответствии с п. 2 «и» Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 5 августа 1992 г. N 552, в себестоимость продукции включаются фактические затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью. Основным условием для того, чтобы затраты организаций на командирование работников, в том числе и зарубежные командировки, могли учитываться в составе затрат и приниматься в целях налогообложения прибыли, является действительная производственная необходимость таких командировок для осуществления хозяйственной деятельности организации.

Учитывая вышеизложенное, расходы по найму такси или автомобиля для передвижения в месте командировки в себестоимость продукции (работ, услуг) не включаются.

Таким образом, при превышении указанных выше норм дополнительные суммы необходимо выплачивать из прибыли организации, оставшейся после уплаты всех видов налогов и обязательных платежей. Кроме того, согласно п. 19 Инструкции Госналогслужбы России от 11 октября 1995 г. N 39 суммы налога на добавленную стоимость по затратам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах вышеуказанных норм, подлежат возмещению из бюджета в этих пределах, а сверх нормы — налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций.

Отчисления в государственные внебюджетные фонды

Соответствующими постановлениями Правительства РФ о перечнях выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные внебюджетные фонды, установлено, что в базу для исчисления страховых взносов не включаются суммы, выплачиваемые в возмещение расходов при направлении работников в командировки, в пределах норм, установленных законодательством РФ. Лишь документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, произведенные сверх норм, установленных законодательством, не учитываются при начислении и уплате страховых взносов.

Таким образом, при превышении выплачиваемых сотруднику сумм суточных, по сравнению с нормами, указанными выше, с разницы между выплаченными суммами и нормативными необходимо выплачивать страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

Уплата подоходного налога

Согласно п. 1 «д» ст. 3 Закона РФ от 7 декабря 1991 г. N 1998—1 «О подоходном налоге с физических лиц» (с последующими изменениями и дополнениями) в целях налогообложения в совокупный доход, полученный физическими лицами в налогооблагаемый период, не включаются компенсационные выплаты физическим лицам в пределах норм, утвержденных законодательством, связанные в том числе и с возмещением командировочных расходов.

При оплате расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (за исключением проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

Таким образом, вне зависимости от стоимости гостиничного номера в сутки фактически подтвержденные расходы не включаются в доход командированного. Однако стоимость таких дополнительных услуг, как завтрак или наличие минибара в номере, включенных в стоимость номера, не относится к расходам по найму жилого помещения.

В случае возмещения работнику расходов по проезду на такси или по аренде автомобиля во время командировки такие суммы следует рассматривать как доход физического лица и облагать подоходным налогом, поскольку для этих сумм льготы действующим законодательством не установлены.

Кроме того, при превышении суммы выплачиваемых суточных по сравнению с нормативами, установленными действующим законодательством, разница также будет учитываться при исчислении подоходного налога с физического лица, направленного в командировку.

Указанная льгота по подоходному налогу предоставляется по оплаченным организацией суммам при условии документального подтверждения работниками, направленными в командировку, включая заграничную, на обучение, участие в семинарах и конференциях, произведенных ими расходов. При отсутствии документального подтверждения произведенных работниками расходов налоговый орган вправе принять решение о включении в налогооблагаемый доход работника стоимости таких поездок.

Следует также иметь в виду, что суммы, перечисляемые организациями за участие своих работников в семинарах и конференциях, предназначенные для оплаты стоимости услуг (мероприятий), предоставление которых физическим лицам в обычных условиях является платным (путевки, экскурсионное обслуживание, посещение банкетов и т.п.) подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход таких лиц в общеустановленном порядке.